一些客户审核的应对技巧

客户审核是企业展示专业能力、提升客户信任的重要机会。以下是一些应对客户审核的关键技巧，分为 审核前准备、审核中应对、审核后跟进 三个阶段，帮助您系统化应对：

一、审核前准备

1、明确审核要求

提前与客户确认审核范围、标准（如ISO体系、行业规范）、流程及重点关注项，避免理解偏差。

索取客户提供的审核清单或检查表，逐条对照准备。

2、组建跨部门团队

指定负责人统筹协调（如质量经理、项目经理），明确各部门对接人。

针对审核内容分工：生产、质量、采购、仓储等部门协同准备。

3、内部预审与整改

按照客户标准模拟审核，重点检查文件完整性（如SOP、检验记录、培训档案）、现场管理（5S、标识清晰）、设备维护记录等。

发现漏洞及时整改，并保留整改证据（如纠正措施报告）。

4、资料分类与归档

将文件按类别整理（如质量手册、合同、检验报告、客户投诉记录），确保快速调取。

电子文档备份，避免因系统问题导致延误。

5、人员培训

对参与审核的员工进行简短培训，明确回答原则（如“知之为知之，不知及时上报”）。

强调态度：尊重、坦诚、避免争论。

二、审核中应对

1、开场沟通

由负责人主持开场会议，简要介绍公司概况、审核准备情况，确认审核流程。

主动询问审核员的重点关注领域，调整配合优先级。

2、全程陪同与记录

安排熟悉业务的人员全程陪同，及时解答问题，避免审核员单独行动引发误解。

记录审核员提出的问题、观察项，现场确认理解无误。

3、应答技巧

正面回答：直接回应问题，避免模糊或过度解释。

示例：若被问“如何控制供应商质量？”

答：“我们采用供应商分级管理，A类供应商每月现场检查，每批来料全检，这是最近的检验记录。”

证据支撑：回答问题后提供文件或实物证据（如记录表、样品）。

不确定时：不猜测，承诺核查后反馈。

示例：“这个问题我需要确认最新数据，10分钟内提供给您。”

4、现场管理

确保生产现场整洁、标识清晰，设备处于正常运行状态。

提前规划审核路线，避开敏感区域（如未完工区域）。

5、风险控制

发现严重不符合项时，坦诚沟通根本原因，说明临时措施和长期改进计划。

避免推卸责任或掩盖问题，保持专业态度。

三、审核后跟进

1、总结会议

审核结束时召开闭门会议，听取审核员初步反馈，确认不符合项（NC）或观察项（OFI）。

对争议点礼貌澄清，避免现场争执。

2、制定整改计划

根本原因分析（如5Why、鱼骨图）。

纠正措施（短期）与预防措施（长期）。

明确责任人、时间节点，附证据（如照片、修订文件）。

收到正式审核报告后，24小时内启动整改：

将整改报告提交客户，展示高效响应态度。

3、持续改进

将审核发现的问题纳入内部管理评审，避免重复发生。

定期复盘审核过程，优化应对流程。

四、加分技巧

1、细节体现专业：

为审核员准备简明的公司介绍手册、流程图。

提供便利设施（如会议室、Wi-Fi、临时办公设备）。

2、关系维护：

审核结束后发送感谢邮件，表达改进决心。

后续主动分享改进成果，增强客户信心。

五、常见误区

临时补记录（易被识别笔迹、日期不一致）。

过度承诺（如“绝对没问题”）。

让不熟悉流程的员工应对关键问题。

通过系统化准备、专业沟通和高效整改，客户审核不仅能顺利通过，还可转化为提升内部管理、深化客户关系的契机。